Cuando el proceso depende de perseguir correos
Una petición entra por email, pasa a una hoja de cálculo y se queda pendiente de aprobación. El problema no siempre es la herramienta: a menudo falta un recorrido compartido y visible.
- Solicitudes con datos y documentación necesarios.
- Responsables y estados definidos para cada etapa.
- Revisiones y excepciones que requieren intervención humana.
Ejemplo de aplicación: circuito de aprobaciones
Una persona registra una solicitud. La aplicación comprueba los campos necesarios, la asigna a quien debe revisarla y muestra su estado. Las reglas, los avisos y los permisos se definen para cada organización.
Qué definimos antes de desarrollar
El inicio y el final del proceso, los usuarios, las excepciones y el criterio para dar una tarea por terminada. Las automatizaciones se validan con ejemplos representativos antes de ampliarlas.
Preguntas frecuentes
¿Hay que sustituir todas nuestras herramientas?
No necesariamente. Primero se comprueba qué funciona y qué posibilidades de conexión existen. El alcance del proyecto determina qué se mantiene, se integra o se sustituye.
¿Todo puede funcionar sin revisión?
No. Los pasos que requieren autorización o criterio profesional deben identificarse y conservar una revisión adecuada.